Wie man ein produktives Meeting abhält ist in vielen Unternehmen leider immer noch nicht bekannt. Da wird viel geredet, man geht auseinander und zum Schluss weiß man immer noch nicht, wer was machen soll. Und in einer Woche ist das Meeting selbst komplett in Vergessenheit geraten. Damit euch das nicht passiert und ihr auch keine Angst mehr davor haben müsst, das Los des Protokollführers zu ziehen, gibt es Minute Taker. Wir schauen uns die iPad-App genauer an.
Ein bisschen Umdenken beim Protokollieren
Am Anfang hatte ich ein paar Einstiegshürden mit Minute Taker, weil ich einfach mal das Beispieldokument übersprungen hatte und erwartete, dass es sich dabei um eine “gepimpte” Notizapp handeln würde, ähnlich der App Meetings für iPad. Minute Taker hat aber einen gänzlich anderen Ansatz.
Übersicht der Arbeitsmappen in Minute Taker, die wiederum eure Protokolle (Minutes) enthalten
Die App ist in drei Bereiche aufgeteilt: Ganz links sind die einzelnen Minutes chronologisch geordnet; mit einem Tap auf eine Minute werden daneben alle zugehörigen Mitschriften (Action Items) angezeigt. Tappt ihr wiederum auf eine Mitschrift, erscheint rechts daneben die Detailansicht.
Innerhalb einer Arbeitsmappe
Ein wenig erinnert dieses Interface an Twitter für iPad, was ich schon immer leidenschaftlich geha… abgelehnt habe, weil es für mich nie funktioniert hat. Zu meiner großen Überraschung und Freude funktioniert das Schieben der einzelnen Bereiche in Minute Taker aber ohne Probleme.
Minute Taker unterstützt übrigens auch Gesten: Mit der bekannten Pinch Geste (“Aufziehen”) könnt ihr im Mittelbereich eine Mitschrift komplett anzeigen lassen anstatt der verkürzten Ansicht.
Mit der Pinch Geste schnell den kompletten Text eines Action Items sehen
Wer sich wie ich anfangs jetzt etwas verwundert am Kopf kratzt und fragt, warum eine Arbeitsmappe in verschiedene “Minutes” unterteilt ist, wird wie ich von der Annahme kommen, dass 1 Meeting = 1 Protokoll ist. Damit ist an sich auch nichts verkehrt, aber die Minute Taker Methode ist auch clever: In einem Meeting ist es ja durchaus nicht unüblich, dass man verschiedene Themenbereiche bespricht oder sich zum gleichen Thema an verschiedenen Tagen trifft. Das zu unterteilen macht das Organisieren und Wiederfinden langfristig einfacher. Und außerdem begünstigt es die Action Method.
Uuuuuund Action (Method)!
Minute Taker orientiert sich in seiner Struktur an der Action Method. Diese postuliert, dass man in einem Meeting klar definieren muss, wer was zu machen hat und diese Punkte deutlich formuliert als Aktion aufschreibt. Also statt “Kundentelefonat” sollte da stehen “John Appleseed ruft Kunden am Montag an”. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Anstatt schwammiger Annahmen darüber, wer etwas zu machen hat, gibt es eine eindeutige Zuordnung.
Action Method Block
Minute Taker macht euch das einfach: Eine Minute enthält verschiedene Action Items (Mitschriften) und dieser können einer oder mehrere Verantwortliche zugeordnet werden, ein Fälligkeitsdatum und ein Tag (3 sind voreingestellt, unter anderem Aktion). Offene Aufgaben sind in dem Mittelteil der App mit einem kleinen Kreis zu identifizieren.
Erledigte Aufgaben bekommen einen grünen Kreis, überfällige Aufgaben einen roten. So könnt ihr schon in der Protokoll-Ansicht schnell überschauen, wie der Stand ist.
Wenn ihr euch nicht nur auf Minute Taker verlassen wollt, dann könnt ihr direkt aus der Minute heraus einen Termin in der Kalender App erstellen lassen oder sogar eine Aufgabe in der App Things! Damit seid ihr nicht darauf angewiesen, extra in Minute Taker zu gehen um euch an ein To-Do zu erinnern.
Arbeiten und Teilen von Action Items
Teilen, Zusammenführen, Dateianhänge
Als ob das nicht schon hilfreich sein würde, bietet Minute Taker noch eine ganze Reihe weiterer extrem nützlicher Funktionen an. Dazu gehört erst einmal die Möglichkeit, an eure Action Items Dateien anzuhängen.
Habt ihr in einem Meeting etwas ans Whiteboard gekritzelt? Fotografiert es ab und hängt das Foto an. Oder ging es um ein bestimmtes Word/Excel/PPT…? Packt es in die Dropbox und verlinkt es. Kein Problem. Action Items mit Dateianhängen sind übrigens mit einer kleinen Büroklammer gekennzeichnet.
Dateien an Action Items anhängen
Damit müsst ihr endlich nicht mehr an verschiedenen Stellen nach Unterlagen suchen sondern habt alles schick beieinander. Ich weiß nicht wie es euch damit geht, aber das ist, was mich bisher bei Protokollen unglaublich genervt hat: Ein Dokument verwies immer nur auf andere Ordner oder Dokumente auf irgendeinem Laufwerk und es dauerte unnötig lange, bis man alles zusammen hatte.
Solltet ihr in der glücklichen Position sein, dass euer Team mit iPads ausgerüstet ist, installiert bei allen Minute Taker und tauscht die Originaldatei aus! Einer muss mitschreiben, aber kann dann dieses File an alle versenden. Vorteil? Jedes Teammitglied kann ergänzen oder verbessern und dann die neue Version wieder versenden. Es bleibt immer editierbar.
Teilt eure Mitschriften in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Wegen
Es gibt noch andere Optionen zum Teilen: Dropbox, iTunes (im Minute Taker Format oder PDF), Email und “Öffnen in…”. Besonders beeindruckt hat mich dabei, dass die App nicht einfach nur Text ausspuckt, der zwar praktikabel aber unübersichtlich ist, sondern eure Mitschriften richtig ansprechend formatiert! Habt ihr auf eurem iPad Apps installiert, die mit PDFs umzugehen wissen, könnt ihr das von Minute Taker erstellte PDF auch direkt dort öffnen lassen.
PDF Export
Abschließen gibt es noch eine weitere Funktion, die neu hinzugekommen ist und das Arbeiten im Team erleichtert. Angenommen, mehr als eine Person haben mitgeschrieben? Wie führt man diese beiden Dokumente mit dem geringsten Aufwand zusammen? Ganz einfach: Ihr zieht die eine Datei über die andere.
Arbeitsmappen zusammenführen
Es ist so simpel, dass man es schnell übersehen kann. Ähnlich verhält es sich mit dem Teilen von Protokollen. Was ist, wenn sich einige Aspekte zu eigenen Projekten entwickeln, die ihr nicht mehr im alten Protokoll beherbergen wollt, sondern ihnen ein eigenen Protokoll gönnen wollt? Dazu nutzt ihr einfach die Split Funktion:
Arbeitsmappe teilen
Fazit
Minute Taker ist eine App, mit der man sich anfangs ein paar Minuten beschäftigen muss, bevor man ihren kompletten Funktionsumfang und Funktionsweise erfasst hat. Das Einstiegsdokument kann hier aber helfen, alles rasch zu erfassen.
Ich kann euch die App auf jeden Fall empfehlen: Erst einmal überzeugt mich die Integration mit Things und dem Kalender; beide Apps können euch so an etwas erinnern, selbst wenn ihr Minute Taker nicht offen habt (Push Nachrichten aus MT heraus wären aber auch nicht schlecht).
Des Weiteren überzeugt der übersichtliche und damit brauchbare Export aus der App: Die Emails haben bei To-Do’s gleich einen Kalendereintrag als Anhang; alles ist gut lesbar. Und Dateianhänge sind bei Emails gleich inklusive.
Alles in allem also ein wirklich Hilfe für euren Arbeitsalltag. Und Minute Taker funktioniert auch ganz hervorragen mit einem externen Keyboard, da es nicht auf irgendwelche Sonderzeichen und -buttons setzt.
Rating: 
MinuteTaker - Protokolle erstellen und verteilen
Hersteller: Florian Mielke