Wer kennt es nicht: Protokolle für Meetings schreiben ist ätzend, aber im Nachhinein ist man heilfroh, das man sie hat. Eine einfache Notizapp eignet sich genauso wie ein Block Papier, aber heute stelle ich euch Meetings für iPad vor und verrate, warum sie mein bester Begleiter in geschäftlichen Treffen geworden ist.
Meetings für iPad – Gemacht für professionelle Notizen
Ich weiß nicht, wie es euch mit Meetings geht, aber ich kann hinterher in der Regel mein Gekritzel nicht mehr lesen. Und als ob das nicht frustrierend genug ist, wollen die Meetingteilnehmer nachträglich etwas wissen und ich muss es noch mal abtippen.
Um mir Zeit zu sparen und alle Meetingnotizen sofort parat zu haben, kam Meetings auf das iPad und vorletzte Woche zum ersten Mal zum Einsatz. Ein Tag – 4 Meetings – 6 Stunden Diskussion und Feedback.
Ich wusste danach nicht mehr, was jetzt wann gesagt worden ist (ok, das kann auch an der anschließenden Weihnachtsfeier gelegen haben), aber genau da trumpfte Meetings auf.
Willkommen bei Meetings für iPad
Die App kommt in super minimalistischem, schwarz-weißen Design daher, welches mich sehr beeindruckt hat. Es gibt keine Spielereien oder Schnörkel, die zu hochgezogenen Augenbrauen bei den Meetingteilnehmern führen. Stattdessen bietet die App volle Konzentration auf die Aufgabe.
Die Inhaltsstruktur
Meetings erlaubt das Anlegen von Notizbüchern. Mit diesen organisiert ihr eure Notizen. Ein Notizbuch kann beliebig viele Meetingnotizen beinhalten. Das ist praktisch, wenn ihr die Protokolle thematisch ordnen wollt – sei es projektbezogen oder möglicherweise ein wiederkehrender Termin. Die einzelnen Notizen sind dabei kalendarisch geordnet, die aktuellesten ganz oben. Sehr schön finde ich die Monatsunterteilung.
Notizen innerhalb eines Notebooks
Um ein Protokoll zu löschen könnt ihr einfach horizontal drüber wischen und dann erscheint der Delete Button. Wenn ihr eine bestimmte Notiz sucht oder vielleicht etwas nachschlagen müsst, macht es euch Meetings einfach: Gebt den Begriff ein, nach dem ihr sucht und Meetings wird euch die Ergebnisse präsentieren. So behaltet ihr auch mit vielen Notizen den Überblick.
Die Suche ist schnell und präzise
Das Meetingprotokoll
Hier spielt die App ihre Stärke aus. Anstatt nur ein weißes Blatt zu präsentieren, könnt ihr euer Protokoll aus verschiedenen Bausteinen zusammen bauen. Als erstes setzt ihr natürlich den Titel und das Datum des Meetings.
Titel und Datum setzen
Standardmäßig ist der Notiz-Bereich in jedem neuen Protokoll ebenfalls schon enthalten. Logisch, da das der wichtigste Teil ist. Wir werden uns diesem Teil separat widmen, da er spezielle Aufmerksamkeit verdient.
Außerdem könnt ihr noch die Bausteine “Teilnehmer” (Attendees) und “Action Items” (Aufgaben) mit aufnehmen.
Alle Teilnehmer eines Meetings können direkt aus dem Adressbuch gezogen werden
Teilnehmer könnt ihr nur aus eurem Adressbuch ziehen, also stellt sicher, dass diese dort auch hinterlegt sind.
Action Items sind Aufgaben, die sich direkt aus dem Meeting ergeben haben. Diese lassen sich über eine spezielle Eingabemaske anlegen.
Aufgaben eingeben
Die einzelnen Action Items tauchen dann ganz am Ende des Protokolls auf und können mit einem Tap als erledigt gekennzeichnet werden. Besser noch: Zu jedem Action Item können Details hinterlegt werden, beispielsweise eine Deadline und wer dafür verantwortlich ist.
Details zu den Tasks werden auch mit angezeigt
Notizen mit Meetings schreiben – Clever und schnell
Die in diesem Teil enthaltenen Funktionen waren es, die mich erst auf Meetings aufmerksam gemacht haben. Einfach mitschreiben kann man mit praktisch jeder App, aber schnell und strukturiert schreiben ist nicht ganz so trivial.
Klar strukturierte Notizen mit Meetings
Protokolle werden oft stichpunktartik geführt. Kaum einer schreibt komplette Sätze auf. Also braucht man eine Möglichkeit, um so schnell und unkompliziert wie möglich Listen anzulegen. Idealerweise sogar Listen mit Sub-Leveln.
Wie ihr erkennen könnt, kann Meetings genau das. Wie? Es hat eine Spezialreihe von Tasten oberhalb der normalen Tastatur, welche Listen super einfach machen.
Die Extra-Buttons machen es möglich
Die drei linken Tasten sind die Wichtigsten: Text einrücken (analog der TAB Taste auf einer richtigen Tastatur), Listenpunkt hinzufügen und eingerückten Listenpunkt erstellen.
Wichtig dabei ist, dass jeder Zeilenumbruch (nach dem Drücken der ENTER Taste) mit einer unformatierten Zeile beginnt. Das heißt, sollen zwei Anstriche untereinander stehen, müsst ihr auf der nächsten Zeile die Taste für den Anstrich wieder drücken.
Das kann etwas mühsam werden, aber vielleicht kommt ja in den nächsten Versionen ein Update, welches ein Format übernimmt, bis man es aktiv “beendet”.
Die anderen Tasten erlauben euch, wörterweise weiter zu springen bzw. zeichenweise. Wenn ihr kein externes Keyboard benutzt, werdet ihr damit schneller und präziser im Text navigieren können.
Exportoptionen
So, jetzt habt ihr eure Notizen angelegt, aber wie weiter? Kein Problem.
Wie weiter oben schon erwähnt, könnt ihr diese direkt vom iPad aus an alle Meetingteilnehmer versenden lassen. Die Daten kommen als HTML Format beim Empfänger an. Apple Mail/Gmail hatte keine Probleme mit der Formatierung; mein Windows (Outlook) auf Arbeit hatte da etwas mehr zu kämpfen.
Exportoptionen
Außerdem könnt ihr das Protokoll ganz normal als Email versenden (beispielsweise an extra Personen, die nicht am Meeting teilgenommen haben) oder es via Airprint direkt drucken.
Wer hier wie ich noch andere Exportoptionen vermisst: Der Entwickler arbeitet daran, dass sich in diesem Bereich zukünftig noch was tut. Da das alles aber noch in der Entwicklung ist, kann ich dazu keine detaillierteren Auskünfte geben, aber habe große Hoffnungen.
Fazit
Ich glaube, die größte Hürde in Treffen war es, dass alle Teilnehmer das iPad als integralen Bestandteil akzeptieren. Immerhin habe ich das Ding nun schon seit letztem Jahr (iPad 1), aber erst nach und nach ist es nichts außergewöhnliches mehr, wenn ich es mit zu Meetings bringe.
Jetzt, wo auch diese Hürde überwunden ist und das iDevice keine Ablenkung mehr darstellt, kann ich endlich richtig produktiv aus solchen Treffen gehen. Meetings für iPad ist für mich eine wichtige Unterstützung geworden, da ich dadurch Notizen schnell, leserlich und vor allem sofort verwendbar machen kann.
Wer häufiger in Meetings geht und sicher gehen will, dass er nach dem Wochenende noch einen Plan hat, um was es ging, sollte sich die App genauer anschauen.
Abgesehen von der noch nicht ganz optimalen Formatierung (das man den Button für Listen in jeder Zeile neu drücken muss) kann ich Meetings für iPad von ganzem Herzen empfehlen.
Rating: 
Meetings - Notebooks for Work
Hersteller: Steven Romej
Keine verwandten Artikel.
“Ich glaube, die größte Hürde in Treffen war es, dass alle Teilnehmer das iPad als integralen Bestandteil akzeptieren. [...], aber erst nach und nach ist es nichts außergewöhnliches mehr, wenn ich es mit zu Meetings bringe.
Jetzt, wo auch diese Hürde überwunden ist und das iDevice keine Ablenkung mehr darstellt, kann ich endlich richtig produktiv aus solchen Treffen gehen. ”
Genau das ist der Punkt … Ich arbeite im Konstruktionsbereich und ich komme mir echt bescheuert vor, wenn ich mit lauter +50-Jährigen Alteingesessenen Konstrukteuren und Bauleitern Meetings habe und ich das iPad auspacke für Notizen und Skizzen … Ich komm mir dann vor als denken die ich würde spielen.
Was soll man nur machen
Selbst wenn man wie ich im IT und technischen Bereich in der Produktentwicklung tätig ist,Machart man immer noch komisch wenn man anstelle des Notebooks ein iPad mit in die Meerings bringt.
Allerdings habe ich in den letzten zwei Jahren die Erfahrung gemacht das sich ein iPad zum schnellen und effizienten Protokollieren nicht eignet. Erst das aufkommen der Stylus und guten Notizbuch Apps wie UPad oder Penultimate verhelfen hier zum Schritt nach vorn. Im Job hat das iPad IMO andere Stärken.
Werde mir Meetings auch mal anschauen, obwohl es mir wie ein Evernote Vorkommt, nur ohne Infrastruktur dahinter.
Aber das Teil nimmt das Meeting nicht per Mikro auf? Dann fehlt ihm doch ein wichtiges Feature, oder nicht?
@iLama: Langsam angehen. Immer wieder mal mitbringen, damit die anderen sich dran gewöhnen und irgendwann klappt das dann ohne viel Trara.
@Heiko: Ich benutze mit dem iPad ein externes Keyboard. Sonst wäre mir das auch zu langsam. Meetings soll noch mehr Funktionen bekommen, über die ich hier nicht schreiben kann, aber es wird dann auch mehr können und vielleicht eine Alternative zu Evernote (in kleinem Umfang) darstellen.
@Da Stefan: Das Feature fehlt nur, wenn du es brauchst. Ich persönlich nutze Audio-Aufzeichnungen nicht und es ist immer die Frage, ob die anderen Meetingteilnehmer damit einverstanden sind, aufgezeichnet zu werden. Wenn du dieses Feature brauchst, schau dir mal AudioNote an.
Kann man die Abschnittsüberschriften eindeutschen oder bleiben die Englisch?
Externe Tastatur? Was bringen dann noch die Extrabuttons? Kostet das Umgreifen nicht zuviel Zeit?
Hallo Julia Altermann,
dieses App klingt vielversprechend, kann man auch in diesem App anschriftlich herum schreiben, wie z.B. bei One Note von Microsoft?
Mit freundlichen Grüßen
Mario Welzel
“anschriftlich”?
Falls du Handschrift meinst, nein. Das geht hier leider nicht. Wenn du auf der Suche nach Handschrift Apps bist, dann schau mal in rechte Seitenleiste ganz oben. Ich habe eine ganze Artikelserie zu Handschriftapps, die ich demnächst auch aktualisieren werde. Aber vielleicht hilft dir das schon mal weiter.
Können Sie denn ihrerseits eins empfehlen, was den Anforderung dieses Apps entspricht, wo man auch handschriftlich die Notizen schreiben kann?